1. Quiénes somos
| Razón social | QUARTZ S.A.S. |
| RUC | 1793235899001 |
| Domicilio | Quito, Ecuador (domicilio fiscal registrado bajo el RUC 1793235899001, verificable en el Servicio de Rentas Internas) |
| Correo electrónico | hello@quartz-solution.com |
| Marca comercial | dIAloga |
| Sitio web | https://mediacion-dialoga.com |
| Canal de privacidad y ejercicio de derechos | hello@quartz-solution.com |
2. En qué calidad tratamos sus datos
Esta es la parte más importante de esta política, porque determina a quién debe usted dirigirse para ejercer sus derechos.
2.1. Cuando somos ENCARGADOS del tratamiento (art. 34 LOPDP)
La Plataforma dIAloga es un servicio de software que nuestros clientes —empresas, estudios jurídicos, centros de mediación, mediadores— utilizan para gestionar sus propios conflictos. Esos clientes deciden qué datos cargan, sobre quién y para qué. Nosotros los procesamos por cuenta y bajo instrucciones del cliente, sin usarlos para finalidades propias.
Esto abarca, entre otros: los datos de las partes del conflicto, de sus representantes, del expediente, de las comunicaciones sostenidas dentro del proceso y de los documentos generados.
En este supuesto, el responsable del tratamiento es el cliente, no QUARTZ. El acceso de QUARTZ a estos datos no constituye transferencia ni comunicación de datos (art. 34, inciso primero, LOPDP).
Si usted es parte de un conflicto gestionado a través de dIAloga y desea ejercer sus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, suspensión o portabilidad, debe dirigirse a la empresa, centro de mediación o profesional que inició el proceso. Si no sabe quién es, escríbanos a hello@quartz-solution.com y se lo indicaremos dentro de diez (10) días término, además de trasladar su solicitud al responsable.
2.2. Cuando somos RESPONSABLES del tratamiento
QUARTZ decide sobre la finalidad y los medios —y por tanto es responsable del tratamiento— respecto de:
- Datos de registro y administración de cuentas de usuario;
- Datos de facturación, cobro y cumplimiento tributario;
- Datos de contacto de prospectos y comunicaciones comerciales;
- Registros técnicos, de auditoría y de seguridad (logs, direcciones IP, trazas de acceso);
- Datos de soporte técnico;
- Tokens de autorización OAuth de Google y datos de la cuenta de Google conectada (ver sección 8);
- Indicadores de desempeño de mediadores (ver sección 7.4);
- Datos de navegación del sitio web (ver sección 11).
2.3. Cuando el tratamiento es de un tercero
Los Centros de Mediación y los Mediadores que intervienen en el proceso son responsables autónomos del tratamiento respecto de la información que reciben para el ejercicio de sus competencias legales bajo la Ley de Arbitraje y Mediación. QUARTZ no responde por el tratamiento que ellos realicen.
3. Qué datos tratamos
3.1. Como responsable
- Identificación y contacto: nombres, apellidos, cédula o RUC, correo electrónico, teléfono, cargo, empresa.
- Facturación: datos fiscales, historial de pagos, medio de pago (no almacenamos números completos de tarjeta; el procesamiento lo realiza la pasarela de pago).
- Técnicos: dirección IP, identificador de dispositivo, navegador, fecha y hora de acceso, acciones realizadas en la Plataforma.
- Conexión con Google: dirección de correo de la cuenta de Google conectada y tokens de autorización OAuth (ver sección 8).
- Soporte: contenido de las consultas que usted nos envía.
3.2. Como encargado, por cuenta de nuestros clientes
- Identificación y contacto de las partes del conflicto y sus representantes;
- Información del conflicto: montos, documentos de respaldo, comunicaciones previas;
- Comunicaciones sostenidas dentro de la Plataforma, incluidos mensajes de texto, correos y, cuando la funcionalidad esté activa, transcripciones de llamadas de voz;
- Clasificaciones generadas automáticamente sobre el estilo de comunicación de los intervinientes (ver sección 7);
- Documentos procesales generados (convocatorias, actas, constancias).
3.3. Categorías especiales de datos (arts. 25 y 26 LOPDP)
La naturaleza de los conflictos puede implicar el tratamiento de datos sensibles —en particular datos relativos al pasado judicial— y, en materias de familia, datos de niñas, niños y adolescentes.
Nuestra política es la siguiente:
- La Plataforma no está diseñada ni habilitada para la gestión de conflictos que impliquen datos de salud, datos biométricos, datos genéticos o materias de niñez y adolescencia, salvo habilitación contractual expresa y previa evaluación de impacto.
- Cuando el tratamiento de categorías especiales resulte inevitable, el cliente debe contar con la base habilitante del artículo 26 de la LOPDP y declararlo previamente. QUARTZ aplica en esos casos medidas de seguridad reforzadas: cifrado, seudonimización y control de acceso restringido y trazado.
- La Plataforma no está dirigida a menores de edad. No recabamos deliberadamente datos de niñas, niños o adolescentes como usuarios. Si detectamos que se han cargado sin base habilitante, lo notificamos al cliente y suspendemos el tratamiento.
4. Para qué tratamos sus datos y con qué base legal (art. 7 LOPDP)
| Finalidad | Base de licitud | Calidad de QUARTZ |
|---|---|---|
| Prestar el servicio contratado y gestionar el proceso de negociación o mediación | Ejecución contractual (art. 7.5) — del contrato entre el cliente y QUARTZ | Encargado |
| Crear y administrar la cuenta de usuario | Ejecución contractual (art. 7.5) | Responsable |
| Agendar audiencias en el Google Calendar del usuario que conecta voluntariamente su cuenta | Consentimiento (art. 7.1), revocable en cualquier momento | Responsable |
| Facturar y cumplir obligaciones tributarias y societarias | Obligación legal (art. 7.2) | Responsable |
| Brindar soporte técnico | Ejecución contractual (art. 7.5) | Responsable |
| Garantizar la seguridad de la Plataforma, prevenir fraude y abuso | Interés legítimo (art. 7.8) | Responsable |
| Calcular indicadores de desempeño de mediadores | Interés legítimo (art. 7.8) | Responsable |
| Enviar comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios | Consentimiento (art. 7.1), revocable en cualquier momento | Responsable |
| Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas | Fuera del ámbito de la LOPDP (art. 2 lit. c) una vez anonimizados | — |
| Atender requerimientos de autoridad administrativa o judicial | Obligación legal / orden judicial (art. 7.2 y 7.3) | Según el caso |
No usamos su información para entrenar modelos de inteligencia artificial. Ver secciones 7.3 y 8.
5. De dónde obtenemos sus datos
- Directamente de usted, cuando se registra, contrata, nos escribe, conecta su cuenta de Google o participa en un proceso.
- De nuestros clientes, cuando cargan información sobre la contraparte de un conflicto. En este supuesto usted no nos entregó sus datos: los recibimos de un tercero.
- De fuentes de acceso público, únicamente cuando así lo instruya el cliente y bajo su responsabilidad.
Si usted recibió una comunicación nuestra y no sabe por qué: significa que un tercero cargó sus datos en la Plataforma para invitarlo a resolver un conflicto. Conforme al artículo 12 de la LOPDP, tiene derecho a conocer el origen de esos datos, la identidad de quien los aportó y la finalidad del tratamiento. Escríbanos a hello@quartz-solution.com y le responderemos dentro de diez (10) días término. Su participación en el proceso es voluntaria y su negativa no genera consecuencia jurídica alguna en su contra.
6. Con quién compartimos sus datos
6.1. Destinatarios
- Centros de Mediación y Mediadores designados para el caso, en el ejercicio de sus competencias legales.
- La contraparte del conflicto y sus abogados, en la medida necesaria para el desarrollo del proceso.
- Autoridades administrativas y judiciales, cuando exista requerimiento legalmente fundado.
6.2. Subprocesadores (proveedores tecnológicos)
Utilizamos proveedores de infraestructura, comunicaciones e inteligencia artificial que tratan datos por cuenta nuestra bajo contrato escrito, con obligaciones equivalentes a las nuestras. Las categorías actuales son:
| Categoría | Función |
|---|---|
| Infraestructura en la nube | Alojamiento, cómputo, respaldo |
| Modelos de lenguaje | Generación de texto y análisis documental |
| Voz e IVR | Llamadas automatizadas y transcripción |
| Mensajería | Notificaciones por WhatsApp y correo |
| Firma electrónica | Suscripción de documentos |
| Pasarela de pago | Cobro de suscripciones |
El listado nominal vigente consta en el Anexo de Tratamiento de Datos Personales entregado a cada cliente, se mantiene actualizado y puede solicitarse en cualquier momento escribiendo a hello@quartz-solution.com. Comunicamos con treinta (30) días de anticipación toda incorporación o sustitución de subprocesadores, y el cliente puede objetarla motivadamente.
Los datos de usuario de Google no se comparten con los proveedores de modelos de lenguaje ni de voz (ver sección 8).
No vendemos datos personales ni los cedemos con fines publicitarios de terceros.
6.3. Transferencias internacionales (arts. 55 a 60 LOPDP)
Parte del procesamiento ocurre en servidores ubicados fuera del Ecuador, principalmente en centros de datos en los Estados Unidos de América. Estas transferencias se amparan en:
- Garantías adecuadas (art. 57 LOPDP), instrumentadas mediante cláusulas contractuales vinculantes que obligan al destinatario a un estándar igual o superior al ecuatoriano, garantizan la tutela efectiva del derecho y el derecho a la reparación integral; y/o,
- La necesidad de ejecutar el contrato entre el titular y el responsable (art. 60.4 LOPDP).
7. Inteligencia artificial, elaboración de perfiles y decisiones automatizadas
Esta sección se incluye porque el artículo 12, numerales 14 y 17, de la LOPDP obliga a informar expresamente sobre valoraciones automatizadas y elaboración de perfiles.
7.1. Qué hace la inteligencia artificial en dIAloga
- Genera borradores de convocatorias, actas, constancias y comunicaciones;
- Sostiene conversaciones escritas o de voz con las partes dentro del proceso;
- Realiza una clasificación del estilo de comunicación de los intervinientes, con el único fin de adaptar el tono y el canal de los mensajes y de decidir si corresponde escalar el caso a una invitación formal de mediación.
Esa clasificación constituye elaboración de perfiles en los términos del artículo 4 de la LOPDP. Se conserva únicamente mientras el expediente esté activo y no se comunica a terceros distintos del responsable del tratamiento.
7.2. Qué NO hace
- No adopta decisiones con efectos jurídicos. El acuerdo, la falta de acuerdo y el archivo dependen de la voluntad de las partes y de la firma del Mediador y del Director del Centro de Mediación.
- No evalúa solvencia crediticia ni genera scoring financiero.
- No adopta decisiones sobre acceso a bienes o servicios.
7.3. Entrenamiento de modelos
No utilizamos el contenido de los expedientes ni los datos personales tratados por cuenta de nuestros clientes para entrenar, reentrenar o ajustar modelos de inteligencia artificial. Nuestros contratos con proveedores de modelos excluyen expresamente esa posibilidad.
Solo empleamos información agregada y anonimizada, sin posibilidad de reidentificación, con fines estadísticos.
7.4. Métricas de desempeño de mediadores
Si usted es mediador y utiliza dIAloga —de forma directa o a través de un Centro de Mediación—, QUARTZ calcula indicadores derivados de su actividad en la Plataforma (volumen de casos, tiempos de gestión, tasa de acuerdo). Respecto de estos indicadores, QUARTZ actúa como responsable del tratamiento, con base en su interés legítimo (art. 7.8 LOPDP) de operar, dimensionar y mejorar el servicio.
- Los indicadores identificados se conservan por un máximo de 24 meses; después se agregan de forma irreversible.
- Las estadísticas comparativas o de benchmarking se elaboran únicamente sobre datos agregados que no permiten identificarle.
- Si el Centro de Mediación al que usted está afiliado accede a indicadores desagregados sobre su desempeño, ese acceso le será informado de forma expresa antes de habilitarse.
- Usted puede ejercer su derecho de oposición (art. 16 LOPDP) escribiendo a hello@quartz-solution.com.
7.5. Sus derechos frente a estos tratamientos (art. 20 LOPDP)
Usted puede: solicitar una explicación motivada sobre la valoración automatizada que le afecte, presentar observaciones, solicitar los criterios de valoración del sistema, conocer los tipos de datos utilizados y su origen, e impugnar el resultado. Escríbanos a hello@quartz-solution.com.
Este derecho no se renuncia por la aceptación de estos términos.
8. Uso de datos de usuario de Google (Google Calendar)
dIAloga permite a los mediadores y administradores de centros de mediación conectar, de forma voluntaria, su cuenta de Google para agendar audiencias de mediación en su Google Calendar. Esta sección describe de manera completa cómo accedemos, usamos, almacenamos, compartimos, conservamos y eliminamos los datos de usuario de Google, y aplica a la aplicación dIAloga (módulo HUB), accesible en https://mediacion-dialoga.com y registrada ante Google bajo ese dominio.
8.1. Datos a los que accedemos (permisos solicitados)
Solicitamos únicamente dos permisos (scopes) de Google:
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events: nos permite crear eventos en el calendario principal del usuario que conectó su cuenta. Para comprobar periódicamente que la conexión sigue activa, realizamos una consulta técnica de listado cuyo resultado se descarta de inmediato: no leemos, copiamos, almacenamos ni analizamos el contenido de sus eventos existentes.https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email: nos permite conocer la dirección de correo de la cuenta de Google conectada, con el único fin de identificar qué cuenta quedó vinculada al usuario de dIAloga y mostrársela en la configuración.
No accedemos a sus contactos, a su correo, a sus archivos de Drive ni a ningún otro dato de su cuenta de Google.
8.2. Cómo los usamos
Usamos este acceso exclusivamente para crear, a solicitud del usuario, el evento de calendario correspondiente a una audiencia de mediación. Cada evento incluye título, descripción, lugar, fecha y hora, y los correos de los participantes del caso. No utilizamos Google Meet.
No usamos los datos de Google para publicidad, elaboración de perfiles, decisiones crediticias, reventa de datos ni ninguna otra finalidad distinta de la funcionalidad de agendamiento descrita, que el usuario ve y controla desde la Plataforma.
8.3. Qué almacenamos y cómo lo protegemos
Almacenamos únicamente: (i) los tokens de autorización OAuth que Google nos entrega, asociados a la cuenta del usuario en dIAloga; y (ii) la dirección de correo de la cuenta de Google conectada. No almacenamos datos del calendario del usuario.
Los tokens se guardan en nuestra base de datos con cifrado en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo, con acceso restringido al personal autorizado bajo el principio de mínimo privilegio y con registro de accesos.
8.4. Con quién los compartimos
No vendemos, transferimos ni compartimos datos de usuario de Google con terceros, con dos únicas excepciones: (i) nuestro proveedor de infraestructura en la nube, que aloja la base de datos cifrada y actúa como encargado del tratamiento bajo contrato; y (ii) cuando lo exija una autoridad competente conforme a la ley.
Ningún dato de usuario de Google se envía a proveedores de inteligencia artificial ni a herramientas de analítica o publicidad.
Ningún ser humano de QUARTZ lee datos obtenidos de Google, salvo: con su consentimiento expreso para un caso concreto de soporte; cuando sea necesario por razones de seguridad (como investigar un abuso); o para cumplir la ley.
8.5. Inteligencia artificial y aprendizaje automático
No usamos los datos de usuario de Google —ni los obtenidos de los scopes de Google Workspace— para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático, ni propios ni de terceros.
8.6. Conservación y eliminación
Conservamos los tokens únicamente mientras la conexión con Google Calendar esté activa. Cuando el usuario desconecta Google Calendar desde la configuración de dIAloga, eliminamos los tokens de inmediato. El usuario también puede revocar el acceso en cualquier momento desde su cuenta de Google en https://myaccount.google.com/permissions, lo que invalida los tokens; o solicitar su eliminación escribiendo a hello@quartz-solution.com, que atendemos dentro de los plazos de la sección 10.
8.7. Quién puede usar esta funcionalidad
La conexión con Google Calendar está disponible únicamente para usuarios con rol de administrador o mediador en el módulo HUB de dIAloga. Las partes de los conflictos no conectan cuentas de Google.
8.8. Cumplimiento de las políticas de Google
El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google por parte de dIAloga se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). El uso de la información recibida de los scopes de Google Workspace se ajustará igualmente a dicha política, incluidos los requisitos de Uso Limitado.
9. Cuánto tiempo conservamos sus datos (art. 10 lit. i LOPDP)
| Tipo de dato | Plazo de conservación |
|---|---|
| Expedientes y documentos del proceso (como encargado) | Durante la vigencia del contrato con el cliente. Al terminar: devolución o eliminación según instrucción del cliente, dentro de 30 días |
| Metadata estadística del caso (anonimizada de forma irreversible respecto de las partes) | 10 años desde el cierre del caso, plazo alineado con el horizonte de prescripción de las acciones ejecutivas y ordinarias del artículo 2415 del Código Civil |
| Datos operativos de negociación (mensajes, transcripciones, clasificaciones) | Se eliminan junto con el expediente |
| Métricas de desempeño identificadas de mediadores | 24 meses; luego se agregan de forma irreversible |
| Tokens OAuth de Google y correo de la cuenta conectada | Mientras la conexión esté activa; eliminación inmediata al desconectar o revocar |
| Actas y constancias suscritas | Conservadas por el Centro de Mediación conforme a su propia normativa; QUARTZ las elimina de sus sistemas al término del contrato |
| Datos de cuenta de usuario | Mientras la cuenta esté activa, más 12 meses |
| Datos de facturación y respaldos contables | 7 años, por obligación tributaria y societaria |
| Registros de seguridad y auditoría | 12 meses |
| Datos de prospectos y marketing | Hasta la revocación del consentimiento, más 6 meses de trazabilidad |
| Copias de respaldo | 14 días, tras lo cual se sobrescriben |
Vencidos los plazos, los datos se eliminan de forma segura e irreversible o se anonimizan.
10. Sus derechos y cómo ejercerlos
Usted tiene derecho a: información (art. 12), acceso (art. 13), rectificación y actualización (art. 14), eliminación (art. 15), oposición (art. 16), portabilidad (art. 17), suspensión del tratamiento (art. 19) y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas (art. 20).
Cómo ejercerlos: escriba a hello@quartz-solution.com, identificándose e indicando el derecho que ejerce. El trámite es gratuito.
Plazos: atendemos las solicitudes de acceso, rectificación, eliminación y oposición dentro de quince (15) días (arts. 13 a 16 LOPDP) y los requerimientos generales dentro de diez (10) días término (art. 62 LOPDP).
Si somos encargados y no responsables, trasladamos su solicitud al cliente responsable dentro de las 48 horas y se lo comunicamos a usted, para que pueda dirigirse directamente a él.
Si no está conforme con nuestra respuesta, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP). También puede acudir a la vía civil, penal o constitucional que estime pertinente.
Los derechos del titular son irrenunciables; es nula toda estipulación en contrario (art. 24 LOPDP).
11. Cookies y tecnologías similares
Utilizamos cookies técnicas, estrictamente necesarias para el funcionamiento de la Plataforma y el mantenimiento de la sesión, que no requieren consentimiento.
Solo instalamos cookies analíticas o de preferencias previo su consentimiento expreso, otorgado mediante el banner que se muestra en su primera visita y que permite aceptar, rechazar y configurar por categoría con el mismo grado de facilidad. Puede revocar o modificar su elección en cualquier momento desde la opción “Configuración de cookies” disponible en el pie de página de la Plataforma.
Cada cookie utilizada, su finalidad, titularidad y duración se detallan en esa misma configuración. No utilizamos cookies publicitarias de terceros.
12. Seguridad de la información (arts. 37 a 41 LOPDP)
Aplicamos medidas técnicas, organizativas y jurídicas proporcionales al riesgo, entre otras: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por rol y mínimo privilegio, autenticación multifactor para accesos administrativos, registro y trazabilidad de accesos, seudonimización cuando es viable, respaldos periódicos con prueba de restauración, gestión de vulnerabilidades, acuerdos de confidencialidad con todo el personal y con los subprocesadores, y evaluación periódica de la eficacia de estas medidas.
Hemos implementado protección de datos desde el diseño y por defecto (art. 39) y realizamos evaluaciones de impacto (art. 42) sobre los tratamientos que presentan alto riesgo, en particular los que involucran elaboración de perfiles.
Ante una vulneración de seguridad:
- Si actuamos como encargados, notificamos al cliente responsable dentro de dos (2) días término desde que tengamos conocimiento (art. 43, inciso segundo, LOPDP).
- Si actuamos como responsables, notificamos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales y a la ARCOTEL dentro de cinco (5) días término (art. 43) y al titular afectado dentro de tres (3) días término cuando la vulneración conlleve riesgo para sus derechos (art. 46).
Ninguna medida de seguridad es infalible. Le pedimos custodiar sus credenciales y comunicarnos de inmediato cualquier acceso no autorizado.
13. Cambios a esta política
Las modificaciones sustanciales se comunicarán con al menos quince (15) días de anticipación por correo electrónico y aviso en la Plataforma. La versión vigente se publica de forma permanente en https://mediacion-dialoga.com; cada versión se identifica con número y fecha de vigencia, y las versiones anteriores pueden solicitarse escribiendo a hello@quartz-solution.com.
14. Contacto
Canal de privacidad y ejercicio de derechos: hello@quartz-solution.com
Consultas generales: hello@quartz-solution.com
Sitio web: https://mediacion-dialoga.com
QUARTZ S.A.S. — RUC 1793235899001 — Quito, Ecuador